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行政書士の登録住所変更手続きを解説。引越しや事務所移転時の必要書類と注意点
行政書士の登録住所変更手続きを解説。引越しや事務所移転時の必要書類と注意点
行政書士として活動する中で、自宅の引越しや事務所の移転が発生した際には、登録情報の変更手続きが法律で義務付けられています。行政書士法に基づき、氏名や住所、事務所の所在地に変更が生じた場合は遅滞なく届け出なければなりません。しかし、具体的にどのような書類が必要で、どのタイミングで手続きを行うべきか迷う方も多いのではないでしょうか。本記事では、行政書士が住所変更を行う際の具体的な手順、必要書類、そして都道府県をまたぐ移転の場合の特有の注意点を詳しく解説します。
目次
行政書士の住所変更手続きが必要になる場面
行政書士の登録には「事務所の所在地」と「個人の住所」の2種類が含まれます。これらはいずれも日本行政書士会連合会の名簿に登録されている重要な情報です。そのため、どちらか一方、あるいは両方に変更があった場合には必ず手続きを行わなければなりません。
具体的には、賃貸契約の更新に伴う事務所の移転や、個人の引越しによる住民票の異動が該当します。行政書士法第7条では、登録事項に変更が生じた場合の届出義務が明記されており、これを怠ると過料の対象となる可能性も否定できません。また、職印の登録変更や、日本行政書士会連合会から届く郵送物の受け取りにも影響するため、速やかな対応が求められます。
住所変更手続きの基本的な流れ
住所変更の手続きは、基本的に「所属している都道府県の行政書士会」を経由して行われます。会員としての義務を果たすためにも、まずは全体のスケジュール感を把握することが重要です。
変更事項の発生から届出までの期限
行政書士法施行規則では、登録事項に変更が生じたときは「遅滞なく」日本行政書士会連合会に届け出ることが定められています。実務上の目安として、多くの単位会では変更発生から2週間以内、あるいは15日以内の提出を推奨しているケースが目立ちます。引越し作業の忙しさに紛れてしまいがちですが、あらかじめ必要書類を揃えておくとスムーズです。
所属する都道府県行政書士会への連絡
手続きの窓口は、現在所属している都道府県の行政書士会事務局です。まずは電話やWebサイトで、変更届の様式や必要部数を確認してください。行政書士法人オナーズのような組織であっても、個人の登録情報の管理は徹底されています。郵送での受け付けが可能なのか、あるいは対面での持参が必須なのかは単位会によってルールが異なるため、事前の確認が欠かせません。
提出が必要な主な書類と準備物
住所変更手続きにおいて、最も準備に時間がかかるのが必要書類の収集です。自身のケースが「自宅の住所変更のみ」なのか「事務所の移転」なのかによって、提出すべき書類の範囲が異なります。
変更登録申請書と変更届
日本行政書士会連合会が指定する書式を使用します。個人の住所変更の場合は「変更届」、事務所の所在地変更や名称変更が伴う場合は「変更登録申請書」となるのが一般的です。これらは各都道府県の行政書士会Webサイトからダウンロード可能な場合が多いでしょう。
住所を確認するための公的書類
変更後の住所を証明するために、住民票の写しが必要となります。マイナンバーの記載がない、発行から3ヶ月以内のものを用意するのが通例です。また、行政書士証票の書き換えが必要になるため、現在の証票の原本や顔写真の提出も求められます。
事務所の権原を証明する書類
事務所の場所を移転する場合、その場所で適正に業務を行える権利があることを示さなければなりません。自身が所有する物件であれば登記事項証明書、賃貸物件であれば賃貸借契約書のコピーを提出します。特に賃貸の場合、使用目的が「住居用」となっていると、別途「事務所としての使用承諾書」が必要になるケースがあるため、契約内容の再確認が推奨されます。
都道府県をまたぐ事務所移転の特有ルール
同一県内での移転とは異なり、都道府県をまたぐ移転（例：東京都から神奈川県への移転）の場合は、手続きが少し複雑になります。このケースでは、現在所属している行政書士会を退会し、新たに転入先の行政書士会へ入会する形式をとるからです。
転入先の会へ提出する書類とともに、入会金や会費の精算が発生する点に注意してください。また、行政書士登録番号は変わりませんが、所属会が変わることで証票が新しく発行されます。都道府県ごとに細かい運用の違いがあるため、移転先の事務局へ早めに問い合わせるのが得策です。
住所変更に伴う付随的な手続き
行政書士会への届出以外にも、住所変更に伴って対応すべき業務は多岐にわたります。最も優先度が高いのは「職印の再登録」です。事務所の所在地を変更した場合、旧所在地で登録していた職印を廃止し、新所在地で改めて登録し直す必要があります。これを行わないと、職印証明書の発行ができず、実務に支障をきたします。
また、税務署への「所得税の納税地の異動届」や、関与しているクライアントへの通知、Webサイトの会社概要情報の更新も忘れてはなりません。名刺や封筒の刷り直しといった備品の更新も、計画的に進める必要があります。
まとめ
行政書士の住所変更は、単なる引越し作業の一環ではなく、法に基づいた重要な職務上の義務です。事務所の所在地や個人の住所が正しく登録されていることは、行政書士としての信頼を支える基盤となります。変更が生じた際は、所属する行政書士会の規則を確認し、速やかに書類を準備して手続きを完了させてください。特に事務所移転の場合は、契約関係の書類確認など早めの準備がトラブルを防ぐ鍵となります。多忙な業務の中でも、こうした事務手続きを確実に行うことが、プロフェッショナルとしての第一歩です。