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行政書士が解説するマイナンバー取り扱いの実務と企業が守るべき安全管理措置
行政書士が解説するマイナンバー取り扱いの実務と企業が守るべき安全管理措置
マイナンバー（個人番号）制度の導入以降、企業には従業員やその扶養家族のマイナンバーを適切に管理する重い責任が課せられています。特定個人情報として厳格に保護されるマイナンバーは、漏洩した場合の罰則も厳しく、適切な運用体制の構築が急務です。本記事では、行政書士の視点からマイナンバーを取り扱う際の実務的な注意点や、企業が講じるべき安全管理措置について詳しく解説します。
目次
行政書士とマイナンバー制度の関わり
行政書士は官公署に提出する書類の作成や、それらに付随する相談を業務としています。社会保険の手続きや税務関係の書類作成など、多くの行政手続きにおいてマイナンバーの記載が求められるようになった現在、行政書士がマイナンバーに触れる機会は非常に増えています。
特定個人情報の取り扱いに関する法的義務
マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」と定義され、通常の個人情報よりもさらに厳しい保護措置が求められます。番号法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）に基づき、利用目的の明示や、目的外の収集・保管の禁止などが厳格に定められています。企業がこれらの義務を怠った場合、行政勧告や是正命令の対象となるだけでなく、企業の社会的信用を大きく損なう恐れがあります。
行政書士に相談できるマイナンバー関連業務
行政書士は、企業内でのマイナンバー取り扱い規程の作成や、安全管理措置に関するアドバイスを行っています。また、許認可申請の際に必要となるマイナンバーの記載や添付書類の整合性確認など、法令遵守（コンプライアンス）の観点から包括的な支援が可能です。特に中小企業においては、担当者が他業務を兼務している場合も多く、専門家によるチェック体制の構築が効果的です。
企業がマイナンバーを取り扱う際のリスク管理
マイナンバーの管理で最も重要なのは、情報漏洩を防ぐための組織的な仕組み作りです。単に鍵付きの棚に保管するだけでは不十分であり、デジタルデータとしての保護も考慮しなければなりません。
物理的・技術的安全管理措置の具体策
物理的な対策としては、マイナンバーを扱うエリアの限定や、盗難を防止するための施錠管理が挙げられます。パソコン上で管理する場合は、アクセス権限の制限やウイルス対策ソフトの導入、通信の暗号化といった技術的な対策が必須です。特に、退職した従業員の番号をいつまでも保管し続けることは認められておらず、法定保存期間が経過した後は速やかに、かつ復元不可能な方法で廃棄しなければなりません。この「廃棄の記録」を適切に残すことも、実務上極めて重要なポイントです。
従業員の教育と組織体制の整備
システムの導入以上に重要なのが、実際に情報を扱う従業員への教育です。マイナンバーの重要性を理解していないと、意図せぬ形で情報が漏洩するリスクが高まります。定期的な研修を実施し、万が一の紛失や漏洩が発覚した際の報告フローを明確にしておく必要があります。また、責任者（事務取扱責任者）を明確に定め、誰が、いつ、誰のマイナンバーにアクセスしたのかという「利用ログ」を記録する体制を整えることも推奨されます。
行政書士法人オーナーズが提供するサポート体制
行政書士法人オーナーズでは、企業の法的リスクを最小限に抑え、円滑な事業運営を支援するための法務コンサルティングを行っています。マイナンバーの取り扱いに関しても、単なる手続きの代行に留まらず、各企業の規模や業種に応じた最適な運用ルールの構築をサポートします。法改正への迅速な対応や、複雑な許認可業務と連動した情報管理について、専門的な見地から具体的な解決策を提案します。社内のセキュリティ体制を見直したい、あるいは外部の専門家による定期的な監査を受けたいというニーズに応える柔軟な体制を整えています。
まとめ
マイナンバーの適切な運用は、企業にとって守るべき最低限のマナーであり、同時に最大のリスク管理でもあります。法的手続きに精通した行政書士を活用することで、自社だけで抱え込みがちな情報管理の不安を解消し、本来の事業活動に集中できる環境を整えられます。最新の規制状況を確認しながら、改めて自社の管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。
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