お知らせNEWS
定款変更の手続きを司法書士に依頼する重要性と実務の流れ
定款変更の手続きを司法書士に依頼する重要性と実務の流れ
会社経営において、定款は「会社の憲法」とも呼ばれる極めて重要な書類です。事業内容の変更、商号の変更、本店移転、あるいは役員構成の変化など、企業の成長に伴い定款の変更が必要になる場面は多々あります。定款変更は単なる内部書類の書き換えに留まらず、法務局への登記申請を伴うケースが多いため、法的整合性を保つことが不可欠です。本記事では、定款変更が必要となる具体的なケースや手続きの流れ、司法書士に依頼するメリットについて、法務サービスの専門家であるHonorsの視点を交えて詳しく解説します。
目次
定款変更が必要となる主なケース
会社設立時に作成した定款は、その時点の事業実態に合わせた内容になっています。しかし、業容の拡大や経営体制の刷新に伴い、現在の定款と実態が乖離することがあります。定款変更が必要となる代表的な事例を整理します。
商号（会社名）や事業目的の変更
リブランディングによる社名変更や、新規事業への参入に伴う事業目的の追加は、定款変更の典型例です。特に事業目的は、銀行融資の審査や許認可申請において、記載の有無が厳密にチェックされる項目です。適切な語句で記載されていない場合、手続きが滞るリスクがあるため、専門的なリーガルチェックが求められます。
本店移転や役員の任期変更
本社の場所を移転する場合、定款に記載された「本店の所在地」を変更しなければなりません。また、役員の任期を伸長（最長10年）したり、逆に短縮したりする場合も定款の書き換えが必要です。これらは登記事項に直結するため、法務局への届出とセットで考える必要があります。
発行可能株式総数の変更
資金調達のために新株を発行しようとする際、現在の発行可能株式総数の枠を超えてしまう場合は、定款を変更してその枠を広げる必要があります。スタートアップ企業や成長期の企業においては、増資のタイミングで司法書士と連携し、戦略的に定款を整備しておくことが重要です。
定款変更の手続きにおける具体的な流れ
定款変更は会社法に定められた厳格なプロセスを経て行われます。手続きを誤ると、決議自体が失当となり、対外的な信用を損なう恐れがあります。
株主総会の特別決議
定款の変更には、原則として株主総会の「特別決議」が必要です。これは、発行済株式の過半数にあたる株主が出席し、その出席株主の議決権の3分の2以上の賛成を得る必要がある、ハードルの高い決議です。まずは適切な招集手続きを行い、適法な決議を経ることが第一歩となります。
議事録の作成と管理
株主総会で承認された内容は、必ず議事録として書面に残さなければなりません。議事録には、開催日時、場所、出席役員・株主、議事の経過およびその結果を正確に記載します。この議事録は、登記申請時の添付書類として使用されるだけでなく、会社に備え置くことが法律で義務付けられています。
変更登記の申請
定款の変更事項が「登記事項（商号、目的、本店所在地、役員、資本金など）」に該当する場合、決議から2週間以内に管轄の法務局へ変更登記を申請する必要があります。期限を過ぎると「登記懈怠」として過料（罰金のようなもの）を科される可能性があるため注意が必要です。
司法書士に定款変更を依頼するメリット
定款変更の手続きは自社で行うことも可能ですが、司法書士に依頼することで得られるメリットは多岐にわたります。まず、書類作成における法的精度の高さが挙げられます。会社法は複雑であり、条文に抵触するような規定を設けてしまうと、将来的な法紛争の火種になりかねません。司法書士は最新の法令に基づき、貴社の経営実態に即した最適な定款案を提示します。
また、登記手続きの代行により、経営者や担当者のリソースをコア業務に集中させることができます。法務局とのやり取りや補正対応を専門家が担うことで、確実に、かつ迅速に手続きを完了させることが可能です。
定款変更にかかる費用と登録免許税の目安
定款変更の手続きには、実費としての「登録免許税」と、司法書士への「報酬」が発生します。登録免許税は変更項目によって異なり、例えば商号変更や目的変更は3万円、本店移転は同一管轄内であれば3万円、管轄外への移転であれば6万円となります。司法書士報酬は、変更の複雑さや議事録作成の有無によって変動しますが、一般的には数万円から十数万円程度が相場です。Honorsでは、適正な価格設定と透明性の高い見積もりを通じて、企業の円滑な法務基盤整備を支援しています。
Honorsによる企業法務支援の取り組み
Honorsでは、定款変更をはじめとする法人登記業務において、単なる事務手続きの代行に留まらない付加価値を提供しています。クライアント企業のビジョンを理解し、将来的な事業展開を見据えた定款構成のアドバイスを行っております。例えば、将来のIPO（新規上場）を見据えた種類株式の発行検討や、事業承継を意識した役員構成の提案など、企業のライフステージに合わせた柔軟な法務サポートが強みです。Webサイトを通じたご相談も随時受け付けており、専門スタッフが丁寧に対応いたします。
まとめ
定款変更は企業の法的基盤を整える上で避けては通れない手続きです。商号、目的、役員構成などの変更を適切に行うことは、対外的な信用を維持し、トラブルを未然に防ぐことにつながります。会社法の専門家である司法書士を活用することで、確実かつ効率的な手続きが実現します。Honorsは、企業の健全な成長を支えるパートナーとして、質の高いリーガルサービスを提供し続けます。定款の内容に関する疑問や、手続きの不明点がある場合は、お気軽に弊社までお問い合わせください。