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休職者の復職面談を成功させるポイント｜社労士が教える適切なステップと実務上の留意点
休職者の復職面談を成功させるポイント｜社労士が教える適切なステップと実務上の留意点
従業員の休職や復職への対応は、人事担当者にとって非常に繊細な判断が求められる業務です。特に復職面談は、本人の健康状態を確認し、再発を防ぎながら円滑に職場復帰を果たすための重要なプロセスとなります。本記事では、社会保険労務士の視点から、復職面談で確認すべき項目や法的留意点、トラブルを未然に防ぐ体制づくりについて詳しく解説します。適切な面談の進め方を理解し、企業と労働者双方が安心して働ける環境を整えましょう。
目次
休職から復職に至る面談の重要性
メンタルヘルス不調などを理由に休職していた従業員が復職する際、単に「診断書が出たから」という理由だけで復帰を認めるのはリスクが伴います。復職面談は、従業員が安定して継続的に働ける状態にあるかを客観的に判断するための最重要プロセスです。
面談を疎かにすると、復職直後の再休職や、無理な勤務による症状の悪化を招く恐れがあります。企業には安全配慮義務があるため、従業員の健康状態を正確に把握し、必要な配慮を行う責任を負っています。社労士などの専門家と連携しながら、法的な妥当性を持った面談を実施することが求められます。
復職面談の適切なタイミングと準備
復職面談は、従業員から復職の意思表示があり、主治医による「復職可能」との診断書が提出されたタイミングで実施します。しかし、診断書のみで判断するのではなく、企業側での慎重な準備が必要です。
主治医の診断書と産業医の意見確認
主治医の診断書は、主に日常生活が送れるかどうかを基準に書かれている場合が少なくありません。一方で、企業が求めるのは「業務を遂行できるかどうか」です。そのため、診断書の提出を受けた後は、産業医による面談を実施し、医学的な知見から業務遂行の可否を確認してもらうことがWeb会議などでも推奨されます。
面談参加者の選定と場所の確保
面談には、人事担当者、直属の上司、そして必要に応じて産業医や産業看護職が同席します。従業員が威圧感を感じないよう、適切な人数で行うのが望ましいでしょう。場所はプライバシーが完全に守られる静かな会議室を選び、本人がリラックスして話せる環境を作ります。Honorsでは、こうした体制構築のアドバイスも行っています。
復職面談で確認すべき5つの項目
復職面談では、抽象的な「大丈夫です」という言葉だけでなく、具体的な事実を確認していく必要があります。以下の5項目を軸に話を進めてください。
現在の健康状態と症状の回復具合
睡眠時間は確保できているか、朝決まった時間に起床できているかなど、規則正しい生活リズムが取り戻せているかを確認します。日中の集中力や疲労感についても詳しく聞き取りましょう。
通勤やフルタイム勤務への適応性
ラッシュ時の通勤に耐えられるか、最初は短時間勤務から開始する必要があるかを検討します。リハビリ出勤制度がある場合は、その利用についても説明し、段階的な負荷の引き上げを計画します。
業務内容の調整と配慮事項
復職後すぐに以前と同じ業務量を割り当てるのは危険です。残業の禁止や、責任の重い業務の一次的な除外など、具体的な配慮事項を決定します。本人の意向と現場の受け入れ態勢の整合性を取ることが重要となります。
休職の原因となった環境の改善
もし休職の原因が職場の人間関係や過重労働にあった場合、その環境が改善されていないと再発の可能性が非常に高まります。配置転換の必要性や、業務フローの見直しについて率直に話し合う必要があります。
今後の通院や服薬の必要性
復職後も通院が必要な場合、勤務時間の調整が必要になることがあります。服薬による眠気などの副作用が業務に支障をきたさないかも確認しておかなければなりません。プライバシーに配慮しつつ、必要な情報は共有してもらうよう促します。
トラブルを防ぐための法的留意点と社労士の役割
復職を巡るトラブルは、時に訴訟に発展することもあります。企業は法的な根拠に基づいた対応を徹底しなければなりません。
就業規則の整備と復職基準の明確化
「復職の判断基準は何か」「リハビリ出勤中の賃金はどう扱うか」といった事項が就業規則に明記されている必要があります。規定が曖昧だと、従業員によって対応に差が出てしまい、不公平感や法的リスクを生みます。定期的にWeb上の最新判例などを確認し、規程をアップデートすることが重要です。
Honorsが提案するメンタルヘルス支援
社会保険労務士法人Honorsでは、企業の労務管理をトータルでサポートしています。復職面談へのアドバイスはもちろん、休職・復職に関する規程の作成や、メンタルヘルス不調を未然に防ぐストレスチェックの活用など、専門的な知見からバックアップいたします。複雑な事案が発生した際も、伴走型の支援で円滑な解決を目指します。
まとめ
休職者の復職面談は、単なる形式的な手続きではなく、従業員の再出発を支え、企業の組織力を守るための対話の場です。主治医や産業医の意見を取り入れつつ、本人の状態を多角的に把握し、無理のない復職プランを策定しましょう。実務上の不明点や規程の整備については、専門家である社労士のサポートを受けることで、より確実で安心な労務管理が実現します。Honorsとともに、従業員が健やかに活躍できる職場環境を作っていきましょう。