有給休暇の義務化に伴う企業のリスクと対策｜社労士が解説する実務のポイント

2019年4月の労働基準法改正にともない、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日の有給休暇を取得させることが企業の義務となりました。この制度は正社員だけでなく、条件を満たすパートタイム労働者やアルバイトも対象となります。対応を怠った場合には罰則が科される可能性があり、企業にとって適切な管理体制の構築は急務です。本記事では、有給休暇義務化の基礎知識から、社会保険労務士（社労士）の視点による具体的な実務対策、管理の効率化について詳しく解説します。

目次

• 有給休暇の義務化とは？対象者とルールの概要
  • 年5日の取得義務が発生する条件
  • パートタイム労働者や有期雇用者の対象範囲
• 義務化に違反した場合の罰則と企業リスク
  • 最大30万円の罰金と労働基準監督署の是正勧告
  • 企業名公表による採用力やブランドイメージの低下
• 企業が取り組むべき具体的な実務対策
  • 年次有給休暇管理台帳の作成と保存
  • 有給休暇の計画的付与制度の導入検討
  • 就業規則の改定と労働基準監督署への届出
• 勤怠管理システムの導入とWeb化による効率化
• 社労士に相談するメリットとHonorsの支援内容
• まとめ

有給休暇の義務化とは？対象者とルールの概要

有給休暇の義務化は、働き方改革関連法の一環として導入されました。日本企業の有給休暇取得率が低水準であった背景を受け、労働者の心身のリフレッシュを図ることが目的です。

年5日の取得義務が発生する条件

年次有給休暇が10日以上付与される全ての従業員が対象となります。これには、入社から半年が経過し、全労働日の8割以上出勤した従業員が含まれます。会社側は、付与された日から1年以内に最低5日間の有給休暇を確実に取得させなければなりません。この際、従業員本人の希望を聞いた上で、取得時期を指定することが法律で定められています。

パートタイム労働者や有期雇用者の対象範囲

週の所定労働日数が少ないパートタイム労働者であっても、週30時間以上の勤務、または週5日以上の勤務があれば、通常の従業員と同様の基準が適用されます。週4日以下の勤務であっても、勤続年数に応じて付与日数が10日に達した時点から取得義務の対象となります。雇用形態を問わず、自社の全スタッフの付与日数を正確に把握しておく必要があるでしょう。

義務化に違反した場合の罰則と企業リスク

有給休暇の取得義務に違反した場合、法的なペナルティだけでなく、組織運営に大きな支障をきたす恐れがあります。

最大30万円の罰金と労働基準監督署の是正勧告

年5日の有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法違反となり、対象となる従業員1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。10人の未取得者がいれば合計300万円の罰金となるリスクを孕んでいます。労働基準監督署の定期調査によって違反が発覚した場合、まずは是正勧告が行われますが、改善が見られない場合には厳しい処分へと発展します。

企業名公表による採用力やブランドイメージの低下

近年、法令遵守（コンプライアンス）に対する社会の目は非常に厳しくなっています。重大な違反が続けば企業名が公表されるケースもあり、SNSや求人サイトを通じて「ブラック企業」というレッテルを貼られる懸念が生じます。この状態に陥ると、新規採用の困難や既存従業員の離職を招き、人手不足がさらに深刻化するという悪循環が想定されます。

企業が取り組むべき具体的な実務対策

義務化を遵守するためには、個人の裁量に任せるのではなく、組織として休暇を取得しやすい仕組みを整えることが重要です。

年次有給休暇管理台帳の作成と保存

法改正により、企業には「年次有給休暇管理台帳」の作成と3年間の保存が義務付けられました。この台帳には、有給休暇の付与日、取得日、取得日数を従業員ごとに記載します。紙での管理も可能ですが、管理ミスを防ぐためにはデータによる一元管理が推奨されます。労働基準監督署の調査時には必ず提示を求められる書類ですので、常に最新の状態に更新しておきましょう。

有給休暇の計画的付与制度の導入検討

業務が多忙で取得が困難な職場では、計画的付与制度の活用が有効です。これは、労使協定を締結することで、有給休暇のうち5日を超える分について、あらかじめ会社側で取得日を指定できる仕組みです。夏季休暇や年末年始、連休の合間に設定することで、業務への影響を最小限に抑えつつ確実に取得義務を果たすことができます。

就業規則の改定と労働基準監督署への届出

有給休暇の時季指定を行う場合、その旨を就業規則に記載しなければなりません。取得対象者の範囲や、時季指定の方法、対象外となる事由などを明確に定めておく必要があります。記載がないまま会社側が取得時期を強制的に指定することはできませんので、実務に合わせて就業規則をアップデートし、所轄の労働基準監督署へ届け出ることが必須です。

勤怠管理システムの導入とWeb化による効率化

従業員数が増えると、手書きやExcelでの管理には限界が生じます。誰がいつ、何日取得したかをリアルタイムで把握するためには、クラウド型の勤怠管理システムの導入が非常に効果的です。多くのWebシステムには、未取得者への自動アラート機能や、基準日の自動計算機能が備わっています。Honorsでは、企業の規模や予算に合わせたITツールの選定から導入支援まで幅広く対応しており、労務管理のデジタル化による工数削減を提案しています。

社労士に相談するメリットとHonorsの支援内容

労働法規は頻繁に改正が行われ、自社だけで全ての情報を追跡し、適切に対応し続けることは容易ではありません。専門家である社労士に相談することで、法的なリスクを未然に防ぐだけでなく、助成金の活用や労働環境の改善といった付加価値を得ることができます。Honorsは、東京都港区を拠点に、企業のパートナーとして柔軟かつ専門性の高いアドバイスを提供しています。有給休暇の管理に不安を感じている経営者様や人事担当者様に向けて、現状の監査から運用フローの構築まで、伴走型の支援を行っています。

まとめ

有給休暇の義務化は、単なる法規制への対応にとどまらず、従業員の満足度向上や生産性の向上に繋がる重要な経営課題です。適切な管理体制が整っていない場合、罰則リスクだけでなく企業の社会的信頼を損なう恐れがあります。管理台帳の整備や就業規則の見直し、ITツールの活用など、今すぐ取り組める対策は多く存在します。複雑な実務対応や法解釈に迷った際は、ぜひ社労士の知見を活用してください。効率的な労務管理を実現し、従業員が安心して働ける環境を構築していきましょう。