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士業の年賀状廃止とメール移行を円滑に進める方法｜マナーを守ったDX化のポイント
士業の年賀状廃止とメール移行を円滑に進める方法｜マナーを守ったDX化のポイント
近年、多くの士業事務所で年賀状の送付を廃止し、メールやSNS、Webサイトでの新年の挨拶に切り替える動きが加速しています。虚礼廃止の考え方やSDGsへの取り組み、業務効率化といった側面から、この変化は必然の流れといえるでしょう。しかし、長年の習慣を変える際には、関与先や提携先への配慮が欠かせません。この記事では、士業が年賀状を廃止してメールへ移行する具体的なメリットや、失礼のない事前の案内方法、そのまま使える挨拶文例について詳しく解説します。
目次
- 士業の間で広がる年賀状廃止の背景
- 年賀状をメールへ移行する主なメリット
- 年賀状廃止をスムーズに伝えるステップ
- そのまま使える！年賀状廃止・メール移行の挨拶文例
- 年賀状廃止に関するよくある質問
- まとめ：Webを柔軟に活用した新たな関係構築へ
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士業の間で広がる年賀状廃止の背景
これまでの士業業界において、年賀状は顧客との関係性を維持するための重要なツールでした。しかし、デジタル化の進展とともにその役割は変化しています。特にテレワークの普及により、オフィスに届く年賀状を確認する手間や、自宅住所を公開しない働き方が一般的になったことが影響しています。また、環境保護（ペーパーレス化）への配慮を重視する企業姿勢を打ち出すため、あえて年賀状を廃止するケースも増えています。
年賀状をメールへ移行する主なメリット
単なる手間の削減だけでなく、年賀状をメールに切り替えることで得られる効果は多岐にわたります。
大幅なコスト削減と業務負担の軽減
年賀状の作成には、はがき代や印刷代だけでなく、宛名確認や投函作業といった人的コストが膨大にかかります。特に年末の繁忙期と重なる士業事務所にとって、これらの業務から解放されることは大きなメリットです。浮いた時間を本業である税務や法務の相談業務に充てることが可能になります。
Web活用による事務所のDX推進
メールへの移行は、事務所全体のWeb活用（DX）の第一歩となります。メールであればWebサイトのURLや最新のサービス案内をリンクとして添えられるため、紙の年賀状よりも多くの情報を提供できます。オナーズ株式会社が推奨するクラウド会計の導入支援と同様に、バックオフィスのデジタル化は事務所の生産性を向上させる強力な武器となるはずです。
顧客情報の最新化とコミュニケーションの活性化
年賀状を廃止する過程で、名簿を整理する機会が生まれます。担当者の変更やメールアドレスの確認を行うことで、正確な顧客データベースを再構築できるでしょう。メールであれば受信側も返信がしやすく、年明け早々に新たな相談が舞い込むといった、双方向のコミュニケーションが生まれやすくなる効果も期待できます。
年賀状廃止をスムーズに伝えるステップ
いきなり年賀状を止めるのではなく、適切なステップを踏むことで取引先への印象を良好に保てます。
11月中旬までに「廃止の案内」を送付する
相手が年賀状の準備を始める前に、今年はがきでの送付を控える旨を伝えるのがマナーです。この際、「今後はメールにてご挨拶をさせていただきます」と代替手段を明示することで、関係を断つわけではないことを強調します。案内はハガキ、もしくは普段のメールでのやり取りに一筆添える形でも問題ありません。
Webサイトや事務所の掲示物でも告知する
事務所のWebサイトのトップページやブログに「年賀状廃止に関するお知らせ」を掲載します。広く公表することで、特定の誰かを避けているわけではなく、事務所全体の方針であることを明確に示せます。
そのまま使える！年賀状廃止・メール移行の挨拶文例
角が立たない丁寧な表現を用いた文例をまとめました。状況に合わせて調整して活用してください。
【事前通知】年賀状廃止のお知らせ
「謹啓 仲秋の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて 当事務所では近年のデジタル化の進展や環境保全への取り組みの一環として 本年よりすべてのお取引先様に対し年賀状によるご挨拶を控えさせていただくことといたしました。誠に勝手ながら 今後はメールや弊社Webサイトを通じて新年のご挨拶を申し上げたく存じます。何卒ご理解を賜りますとともに 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。 謹白」
【新年】メールでの年始挨拶文例
「件名：新年のご挨拶（〇〇事務所 担当者名）
本文：新年あけましておめでとうございます。旧年中は多大なるご厚情を賜り 厚く御礼申し上げます。当事務所では本年より ペーパーレス化の推進のため年賀状に代わりましてメールにてご挨拶を差し上げております。本年もWeb技術を活用した迅速な対応を心がけ 皆様の事業のさらなる発展に貢献してまいる所存です。末筆ながら 貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。」
年賀状廃止に関するよくある質問
Q. 年賀状を止めたことで顧問契約に影響はありますか？
A. 事前の丁寧な説明があれば、それが原因で契約解除になることは稀です。むしろ「先進的な取り組みをしている事務所」として好意的に捉えられるケースも増えています。重要なのは「年賀状を止めること」ではなく「感謝の気持ちをどう別の形で伝えるか」という点にあります。
まとめ：Webを柔軟に活用した新たな関係構築へ
士業事務所が年賀状を廃止することは、単なる節約ではなく、時代に合わせたアップデートといえます。メールやSNSなどのWeb手段を上手く取り入れることで、よりスピード感のある信頼関係を築けるようになるでしょう。オナーズ株式会社は、士業の皆様の業務効率化やDX推進をサポートしています。年賀状のメール移行をきっかけに、事務所全体のデジタル活用を見直してみてはいかがでしょうか。
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