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士業が経理代行を効率化するツール活用の秘訣｜業務拡大と生産性向上の両立
士業が経理代行を効率化するツール活用の秘訣｜業務拡大と生産性向上の両立
近年、多くの会計事務所や税理士事務所などの士業が、従来の顧問業務に加え、付加価値の高い経理代行（BPO）サービスへの注力を進めています。しかし、記帳代行や給与計算といった業務は作業量が多く、人手不足や生産性の低下に悩まされるケースも少なくありません。これらの課題を解決し、利益率の高い事業へと転換させる鍵となるのが、デジタルツールの戦略的活用と外部リソースの最適化です。本記事では、士業が経理代行業務で活用すべきツールの選定基準から、業務フローの構築方法、そして株式会社オナーズ（Honors）のような専門組織との連携メリットまでを詳しく解説します。
目次
士業が経理代行業務で直面する主な課題
多くの士業事務所にとって、経理代行は安定した収益源である一方で、運用面での負担が非常に大きい業務です。まずは、現場でどのような問題が起きているのかを整理します。
労働集約型モデルによる人手不足の深刻化
従来の記帳代行業務は、預かった証憑を一つひとつ手入力する作業が中心でした。このモデルは、顧問先が増えるほどスタッフの作業時間が増大する労働集約型の構造です。現在、士業業界全体で専門知識を持つ人材の確保が困難になっており、受注したくてもリソースが足りないという機会損失が発生しています。
法改正への対応コスト増大
インボイス制度や改正電子帳簿保存法への対応は、顧問先だけでなく、実務を請け負う士業側にとっても大きな負担となりました。確認事項が増え、証憑の管理方法が複雑化したことで、従来のやり方では以前よりも1社あたりの工数が2割から3割増加したという事務所も少なくありません。これに伴い、いかにして「手作業」を減らすかが死活問題となっています。
経理代行を効率化する必須ツールの分類と特徴
効率化の第一歩は、目的に合った適切なツールを選定することです。士業の現場で特に導入効果が高いツールを3つのカテゴリーに分けて紹介します。
クラウド会計ソフトによるリアルタイム共有
マネーフォワードクラウドやfreeeなどのクラウド会計ソフトは、もはや標準的なインフラといえます。銀行口座やクレジットカードとのデータ連携機能により、仕訳の大部分を自動化できる点が最大のメリットです。また、士業側とクライアントが同じ画面を同時に閲覧できるため、データの受け渡しや確認のやり取りが劇的に減少します。
AI・OCRツールによる入力業務の自動化
紙の領収書や請求書をスキャンし、AIが内容を読み取ってデータ化するOCRツール（Streamedやバクラク請求書など）の活用は、入力工数の削減に直結します。手入力によるヒューマンエラーを防止できるだけでなく、スタッフの心理的負担を軽減する効果も期待できます。特に大量の証憑が発生する飲食業や建設業などの代行業務では、その効果は顕著です。
コミュニケーションおよび進捗管理ツール
電話やメールを中心としたコミュニケーションは、履歴の追跡が難しく、確認漏れが発生しやすい傾向にあります。ChatworkやSlackといったチャットツールを導入することで、迅速なレスポンスが可能になります。また、TrelloやAsanaなどのタスク管理ツールを併用し、どの案件がどのステータスにあるかを可視化することで、属人化を防ぎ、事務所全体の進捗状況を把握しやすくなります。
ツール導入を成功させるための業務フロー設計
どれほど優れたツールを導入しても、既存の古い業務フローにそのまま当てはめるだけでは、最大の効果は得られません。ツールを前提とした「新しい業務フロー」を設計することが重要です。例えば、顧問先に対して「証憑を毎月郵送してもらう」のではなく、「スマホアプリでその都度撮影してもらう」という運用の変更を提案する必要があります。デジタル化の恩恵を受けるためには、上流工程であるクライアント側のオペレーションから見直す必要があります。
オナーズ（Honors）が提供する士業向け経理代行支援
自社でITツールを使いこなし、フローを構築することが難しい場合や、さらに一歩進んだDX化を目指す場合には、株式会社オナーズ（Honors）の活用が有効な選択肢となります。オナーズは、最新のデジタル技術と高い専門性を融合させた経理代行・BPOサービスを提供しています。
公認会計士・税理士監修による高い専門性
一般的なBPO会社とは異なり、オナーズは公認会計士や税理士などの専門家が設計・監修を行っています。士業特有のこだわりや、税務上の判断が必要な高度な記帳要件にも柔軟に対応可能です。士業事務所の「バックオフィス」として、単なる事務作業代行以上の価値を提供し、事務所の品質維持に貢献します。
最新DXツールのフル活用による圧倒的スピード
オナーズでは、マネーフォワードを始めとする最新のSaaSツールを徹底的に使いこなしたオペレーションを構築しています。自社でツールを検証し、運用を安定させるためのコストと時間をかけることなく、最短ルートで高品質なデジタル経理代行を導入できます。これにより、事務所の所長や職員の方は、より付加価値の高いコンサルティングや経営支援業務に集中できる環境が整います。
まとめ
士業が経理代行業務で利益を出し続け、事務所を成長させるためには、ツールの導入と業務フローの抜本的な改善が不可欠です。クラウド会計やAIツールの活用は、単なる効率化だけでなく、クライアントへの提供価値を高める武器にもなります。自社での構築が難しいリソース不足の局面では、オナーズのような信頼できるパートナーと連携することで、無理のないDX化と事業拡大を同時に実現できるでしょう。変化の激しい時代において、テクノロジーを味方につけた事務所経営が今後の勝敗を分けます。
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