お知らせNEWS
士業の請求管理を効率化するシステムの選び方｜業務負担を軽減しミスを防ぐポイント
士業の請求管理を効率化するシステムの選び方｜業務負担を軽減しミスを防ぐポイント
税理士や社会保険労務士、司法書士といった士業事務所にとって、請求業務は避けて通れない重要なプロセスです。しかし、顧問料の請求やスポット案件の報酬、立替金の精算など、士業特有の複雑な請求処理をExcelや手作業で管理していると、請求漏れや金額ミスが発生しやすくなります。本記事では、士業事務所が請求管理システムを導入すべき理由と、選定時に重視すべきポイント、そして業務効率を劇的に向上させる方法について詳しく解説します。
目次
士業の請求管理における特有の課題
一般的な事業会社と異なり、士業の請求実務には独自の複雑さが伴います。この複雑さが、管理担当者の精神的な負担や作業時間の増大を招く要因となります。
複雑な立替金の処理と精算
司法書士や行政書士の場合、登録免許税や印紙代などの多額の立替金が発生することが少なくありません。これらの立替金は、報酬とは別枠で管理し、正確に請求書へ反映させる必要があります。手書きの領収書やExcel管理では、どの案件でいくら立て替えたのかの紐付けが曖昧になり、回収漏れのリスクが常に付きまといます。
顧問契約とスポット案件の混在
税理士や社労士の事務所では、毎月の定額顧問料に加え、決算申告や助成金申請、年末調整などのスポット報酬が不定期に発生します。月によって請求金額が変動するため、請求書の発行前には必ず個別の確認作業が必要です。この「確認の二度手間」が、繁忙期の事務所経営を圧迫する一因となっています。
請求管理システムを導入する3つのメリット
専用の請求管理システムを導入することで、これまで属人化していた業務を標準化し、確実な入金管理を実現できます。
請求漏れと計算ミスの防止
システムを導入すると、一度登録した契約内容に基づき、請求データが自動で生成されます。定額の顧問料は自動起票されるため、発行忘れがゼロになります。また、計算式が固定されているため、消費税の計算や源泉所得税の差し引き計算でミスが起こる心配もありません。
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応
2023年に施行されたインボイス制度や、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、正確な記載項目を備えた請求書の発行と、適切な形式でのデータ保存が求められます。クラウド型の請求管理システムであれば、法改正に合わせて自動でアップデートが行われるため、常に最新の法令に準拠した運用が可能です。
入金状況のリアルタイム把握
「請求書を送って終わり」ではなく、実際に入金されたかどうかを管理することが健全な経営には欠かせません。システム上で請求データと入金データを照合することで、未入金の顧客を一覧で抽出できます。迅速な催促が可能になるため、キャッシュフローの安定に大きく寄与します。
士業向けシステム選定のチェックポイント
多機能なシステムであれば良いというわけではありません。士業の現場で「本当に使いやすい」と感じられるシステムを選ぶための視点を紹介します。
顧客管理機能との連動性
請求管理は、顧客情報と密接に関連しています。住所変更や担当者の変更が、即座に請求書発行に反映される仕組みが理想的です。顧客管理（CRM）と請求機能が一体となったシステムを選ぶことで、データの二重入力や情報の不整合を防ぐことができます。
操作の簡便性とサポート体制
ITに詳しくない職員でも直感的に操作できる画面設計であるかは、導入の成否を分ける重要な要素です。また、万が一のトラブル時に、士業の業務を理解したサポートスタッフに相談できる体制があるかどうかも確認しておきましょう。
HONORSが士業の請求管理を変える理由
株式会社アナーズが提供する「HONORS」は、士業事務所の現場の声から生まれた、士業に特化した基幹システムです。請求管理だけでなく、顧客管理やタスク管理、さらにはマイナンバー管理までを一元化できるのが最大の特徴です。
HONORSを導入することで、これまでバラバラのソフトで行っていた業務が一つに繋がります。例えば、タスク完了時にそのまま請求データを作成したり、顧問料の自動振替データを出力したりすることも可能です。Webブラウザ上で動作するクラウドシステムであるため、場所を選ばず、事務所のDX（デジタルトランスフォーメーション）を強力に推進します。
あわせて読みたい
まとめ
士業事務所にとって、請求管理の効率化は単なる事務作業の削減ではありません。ミスをなくし、正確な財務状況を把握することで、本来の付加価値の高い業務に集中できる環境を整えるための重要な投資です。自所の業務フローに最適なシステムを選定し、デジタル化による恩恵を最大限に活用してください。専門特化した機能を備えるHONORSのような選択肢を検討することが、効率化への近道となります。