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士業におすすめの顧客管理（CRM）システム5選！選定ポイントと導入のメリットを徹底解説
士業におすすめの顧客管理（CRM）システム5選！選定ポイントと導入のメリットを徹底解説
税理士や社労士、司法書士といった士業の事務所において、顧客情報の管理は業務の根幹を支える重要な要素です。しかし、いまだに紙の台帳やExcel、あるいは担当者の記憶に頼った管理を行っているケースも少なくありません。顧問先が増えるにつれて情報の共有が難しくなり、対応漏れや二重連絡といったリスクが生じやすくなります。
こうした課題を解決するのが、顧客管理システム（CRM）の導入です。適切なシステムを活用すれば、事務所全体の生産性を向上させ、より質の高い付加価値サービスをクライアントに提供できるようになります。本記事では、士業の業務特性に合致したCRMの選び方と、特におすすめのシステムを詳しく紹介します。
目次
- 士業に顧客管理（CRM）システムが必要な理由
- 士業向け顧客管理（CRM）システムを選ぶ際のポイント
- 士業におすすめの顧客管理（CRM）システム5選
- CRM導入を成功させるための実践的ステップ
- まとめ
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士業に顧客管理（CRM）システムが必要な理由
士業の事務所では、クライアントごとに異なる契約内容、申告期限、進捗状況を正確に把握しなければなりません。CRMを導入することで、これまで見えにくかった情報の透明性が高まります。
情報の属人化を防ぎ事務所全体で共有するため
「担当者が不在だとお客様からの問い合わせに答えられない」という状況は、事務所の信頼性を損なう原因となります。CRMに過去のやり取りや契約の経緯を記録しておけば、誰でも迅速に状況を把握できます。担当者の急な欠勤や退職といった際も、スムーズな引き継ぎが可能です。
複雑な進捗管理と期限管理を徹底するため
士業の業務には法的な期限が伴います。期限を徒過することは許されませんが、Excel管理では手入力のミスや更新忘れが起こり得ます。CRMのタスク管理機能を活用し、期限が近い案件を自動で通知する設定を行うことで、重大なミスを未然に防ぐ仕組みが構築できます。
付加価値の高い提案を行うためのデータ蓄積
単なる事務手続きの代行だけでなく、コンサルティング要素の強い提案が求められる時代です。CRMでクライアントの経営状況や過去の相談内容を分析すれば、最適なタイミングで補助金の提案や経営改善の助言を行えるようになります。データは事務所の重要な資産に変わります。
士業向け顧客管理（CRM）システムを選ぶ際のポイント
汎用的なCRMは数多く存在しますが、士業の事務所が選ぶべき基準は一般的な事業会社とは異なります。以下の3つの視点で比較検討を進めてください。
士業特有の業務フローに対応しているか
士業は「顧問契約」という継続的な関係性がベースにあります。毎月の定例業務、年次の決算や更新業務など、周期的に発生するタスクを自動生成できる機能があるか確認しましょう。士業に特化したシステムであれば、業界標準の項目が最初から用意されており、導入時の設定負担を大幅に軽減できます。
ITに不慣れなスタッフでも使いこなせる操作性
多機能であっても、入力が面倒なシステムは形骸化します。直感的に操作できるユーザーインターフェース（UI）であることは必須条件です。スマートフォンやタブレットからでも閲覧・入力ができるクラウド型であれば、外出先からの確認も容易になります。
強固なセキュリティ体制が整っているか
極めて秘匿性の高い個人情報や企業の財務データを扱うため、セキュリティは最優先事項です。二要素認証、IPアドレス制限、操作ログの記録、データの暗号化などが備わっているかチェックしてください。ISMS（ISO27001）などの外部認証を取得しているかどうかも、信頼性の指標となります。
士業におすすめの顧客管理（CRM）システム5選
ここからは、士業の現場で高く評価されているCRMシステムを具体的に紹介します。
Honors（オーナーズ）
Honorsは、士業の業務に特化して開発された顧客管理・案件管理システムです。最大の特徴は、士業の実務を徹底的に研究して作られた設計にあります。顧客台帳と連動したプロセス管理により、誰が・いつ・どの業務を行うべきかが一目でわかります。チャットツールとの連携機能も充実しており、外部とのコミュニケーションコストを削減したい事務所に最適です。
Salesforce（セールスフォース）
世界シェア1位のCRMです。極めて高いカスタマイズ性を持ち、事務所独自の業務ルールを完璧に再現できます。ただし、その自由度の高さゆえに導入時の設定には専門知識が必要であり、コストも高めです。大規模な事務所で、専門のシステム担当者がいる場合には強力な選択肢となります。
HubSpot（ハブスポット）
使いやすさとマーケティング機能に定評があります。無料プランから始められるため、小規模な事務所でも導入しやすいのがメリットです。新規の相談獲得から契約後のフォローまでを一貫して管理したい場合に適していますが、士業特有の複雑な工程管理を行うには、ある程度のカスタマイズが求められます。
kintone（キントーン）
サイボウズ社が提供するノーコードツールです。必要な「アプリ」を自作する感覚で顧客管理や日報管理を構築できます。士業向けのテンプレートも公開されており、自分たちでシステムを育てていきたい事務所に向いています。反面、すべてを一から構築しようとすると時間がかかる点には注意が必要です。
マネーフォワード クラウド個別原価管理
会計ソフトとの親和性を重視するなら選択肢に入ります。特に、案件ごとの工数管理や原価計算に強みを持っており、どのクライアントがどれだけ利益に貢献しているかを可視化できます。採算性を重視した事務所経営を目指す税理士事務所などに適したツールです。
CRM導入を成功させるための実践的ステップ
システムを導入するだけで課題が解決するわけではありません。まずは、現在の業務フローを書き出し、「どこにボトルネックがあるか」を明確にすることから始めてください。次に、スモールスタートを意識します。すべての機能を一度に使おうとせず、まずは「顧客情報の集約」から始め、徐々にタスク管理やチャット連携へと範囲を広げていくのが定着のコツです。
また、スタッフに対して「なぜこのシステムを入れるのか」という目的を共有し、入力の手間以上に、自分たちの業務が楽になるというメリットを実感してもらうことが不可欠です。定期的に運用ルールを見直し、現場の意見を反映させていく継続的な改善が、CRMを事務所の武器へと育て上げます。
まとめ
士業の競争が激化する中で、顧客管理のデジタル化は避けて通れない課題です。単なる「名簿」としてではなく、業務の抜け漏れを防ぎ、組織の知見を蓄積する基盤としてCRMを活用しましょう。自所の規模や解決したい課題に合わせて、Honorsのような士業特化型から汎用ツールまで、最適な選択を行ってください。