お知らせNEWS
士業がマイナンバー管理で直面するリスクと対策。安全性を高める仕組み作り
士業がマイナンバー管理で直面するリスクと対策。安全性を高める仕組み作り
税理士や社会保険労務士といった士業の事務所において、顧客から預かるマイナンバーの取り扱いは極めて重要な業務です。しかし、厳格な安全管理措置への対応や、万が一の漏洩リスクに不安を感じている方は少なくありません。小規模な事務所であっても、法的に求められる水準は高く、適切な管理体制の構築が急務となっています。
目次
士業に求められるマイナンバー管理の法的責任とリスク
士業は、クライアントに代わって行政手続きを行う立場にあるため、大量の個人番号を取り扱います。このため、一般企業以上に厳格な管理が社会的に期待されています。
番号法に基づく安全管理措置の遵守
マイナンバー法（番号法）では、特定個人情報の漏洩や滅失を防止するために「安全管理措置」を講じることが義務付けられています。これには、組織的、人的、物理的、技術的な4つの側面が含まれます。士業の事務所では、職員への教育だけでなく、物理的な立ち入り制限やパソコンのセキュリティ対策など、多岐にわたる対応が必要です。対応が不十分な場合、行政指導の対象となる可能性も否定できません。
情報漏洩が事務所の信頼に与える甚大な打撃
もしマイナンバーが外部に流出した場合、損害賠償責任が発生するだけでなく、事務所の信頼は失墜します。特に士業は「信頼」を基盤に成り立つビジネスです。一件の事故が、既存顧客の離反や新規受任の停止を招く恐れがあります。デジタル化が進む中で、従来のような紙の封筒によるやり取りや、パスワードのないUSBメモリでの保管は、非常に高いリスクを伴うと考えなければなりません。
効率的かつ安全なマイナンバー管理を実現する要素
安全性を高めることと、業務の効率化を両立させるためには、仕組みそのものを見直すことが重要です。
物理的・技術的な安全管理の徹底
書類で管理する場合、鍵付きのキャビネットやシュレッダーの完備が必須です。しかし、これらは物理的な場所を占有し、取り出しや保管のたびに手間がかかります。技術的な対策としては、ウイルス対策ソフトの導入はもちろん、データの暗号化や多要素認証の活用が有効です。外部からの不正アクセスだけでなく、内部による不正持ち出しを未然に防ぐ仕組みが求められます。
収集から廃棄までの一元的なプロセス管理
マイナンバーは、利用目的を達成した後は速やかに廃棄しなければなりません。収集時の本人確認から、法定調書への利用、そして不要になった際の確実な削除まで、ライフサイクル全体を可視化することが大切です。Excelなどで管理していると、廃棄漏れが発生しやすく、履歴の記録も煩雑になりがちです。一貫したフローで管理できる体制を整えましょう。
クラウド型管理システムが士業の業務を変える理由
多くの事務所が、物理的な管理からクラウド型システムへの移行を進めています。その最大の理由は、利便性と強固なセキュリティの両立にあります。
ペーパーレス化による紛失リスクの低減
クラウドシステムを活用すれば、書類を持ち歩く必要がなくなります。顧問先から直接スマートフォンなどでマイナンバーをアップロードしてもらえば、事務所側でコピーを取る手間も省けます。物理的な媒体が存在しないため、移動中の紛失や誤配送のリスクを根本から排除できるのは大きなメリットです。
アクセス権限の細分化とログ監視の自動化
「誰が、いつ、どのデータにアクセスしたか」を自動で記録できるのはデジタル管理ならではの強みです。特定の職員のみが閲覧できるよう制限をかけ、操作履歴を保存しておくことで、内部統制が強化されます。これにより、不適切な取り扱いを抑止する効果も期待できます。オーナーズが提供するような士業特化型のサービスであれば、専門職特有のワークフローに沿った柔軟な運用が可能です。
まとめ
マイナンバー管理は、士業の事務所にとって避けては通れない重責です。アナログな管理手法には限界があり、リスクを完全に抑え込むことは困難といえます。最新のクラウドサービスを導入し、セキュリティ水準を引き上げることは、事務所を守るだけでなく、顧客への安心提供という付加価値にもつながります。信頼されるプロフェッショナルとして、今一度、管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。
あわせて読みたい
- 士業向けマイナンバー管理サービス – 厳格なセキュリティと使いやすさを追求した専門職のための管理ツールです。
- 会社概要 – 株式会社オーナーズの理念や事業内容についてご紹介します。
- お問い合わせ – マイナンバー管理やセキュリティ対策に関するご相談はこちらから承ります。