外国人を雇用する際の手続きと注意点｜適切な在留資格の確認から採用後のフローまで

労働力不足の解消やグローバル展開を見据え、外国人材の採用を検討する企業が増えています。しかし、日本人を採用する場合とは異なり、外国人の雇用には法律に基づいた複雑な手続きが伴います。万が一、適切な手順を踏まずに雇用してしまうと、企業側が「不法就労助長罪」に問われるリスクも否定できません。本記事では、外国人雇用を検討している人事担当者や経営者の方に向けて、必ず押さえておくべき在留資格の確認方法から、採用時に必要な書類、入社後の届け出までを詳しく解説します。株式会社オーナーズ（Honors）が提供するグローバル採用支援の知見を活かし、円滑な雇用を実現するためのポイントを整理しました。

目次

• 外国人雇用で最も重要な「在留資格」の確認
  • 在留カードの有効性と就労制限の有無をチェックする
  • 従事する業務内容と在留資格の整合性
• 採用決定から入社までに必要な書類と申請手続き
  • 雇用契約書の締結と労働条件の明示
  • 在留資格の変更許可申請と更新申請
• 入社後に発生する公的機関への届け出義務
  • ハローワークへの「外国人雇用状況届出」
  • 社会保険・労働保険の加入手続き
• 定着率を高めるための受け入れ態勢とフォローアップ
• まとめ

外国人雇用で最も重要な「在留資格」の確認

外国人を雇用する際、まず最初に行わなければならないのが在留資格の確認です。日本に滞在するすべての外国人は、出入国在留管理庁から付与された特定の資格に基づいて活動しています。この資格に適合しない業務に就かせることは法律で禁じられているため、慎重な確認が求められます。

在留カードの有効性と就労制限の有無をチェックする

面接の段階で、必ず原本の「在留カード」を確認してください。カードの表面には、その人物が日本でどのような活動ができるかを示す「在留資格」と「在留期間」、そして「就労制限の有無」が記載されています。「就労不可」と書かれている場合でも、裏面の資格外活動許可欄に「許可」の印影があれば、週28時間以内などの制限付きで就労が可能です。また、カードが偽造されていないか、出入国在留管理庁の公式サイトにある失効照合ツール等で番号を確認することも有効な手段となります。

従事する業務内容と在留資格の整合性

「技術・人文知識・国際業務」という一般的なビジネス系の在留資格を持っていても、その範囲は多岐にわたります。例えば、通訳として採用した外国人に、工場のライン作業や単純労働のみを命じることは認められません。入管法では、その外国人の学歴や経歴と、実際に担当する業務内容に関連性があることが条件となります。ミスマッチが発生すると、次回の更新時に許可が下りない可能性があるため、職務記述書（ジョブディスクリプション）を明確にし、専門性を活かせる環境を整えることが肝要です。

採用決定から入社までに必要な書類と申請手続き

採用を内定した後は、日本人と同様の雇用契約を結びますが、外国人特有の留意事項が存在します。言葉の壁や商習慣の違いによるトラブルを防ぐための工夫が必要です。

雇用契約書の締結と労働条件の明示

雇用契約書は、日本語だけでなく本人が十分に理解できる言語を併記するか、翻訳した説明資料を添えることが推奨されます。給与額、勤務時間、休日、退職に関する規定など、主要な労働条件を明確に伝えることで、入社後の「聞いていた話と違う」というトラブルを未然に防げます。また、賃金から控除される所得税や社会保険料についても、手取り額をイメージできるよう丁寧に説明しておくことが信頼関係の構築につながります。

在留資格の変更許可申請と更新申請

現在持っている在留資格の内容が、自社での業務と合致しない場合は、速やかに「在留資格変更許可申請」を行う必要があります。例えば、留学生が新卒で入社する場合は「留学」から就労可能な資格への変更が必要です。また、すでに就労資格を持っている場合でも、転職してくる際には「就労資格証明書」を取得しておくと、その外国人が自社で働くことが法的に問題ないことを公的に証明できるため、リスクヘッジとして非常に有効です。これらの申請には、企業の決算書や事業計画書などの提出も求められるため、余裕を持ったスケジュール管理を心がけてください。

入社後に発生する公的機関への届け出義務

外国人が入社した後も、企業には法令で定められたいくつかの報告義務があります。これらを怠ると罰則の対象となる場合があるため注意しましょう。

ハローワークへの「外国人雇用状況届出」

すべての事業主は、外国人労働者（特別永住者等を除く）の雇い入れおよび離職の際に、その氏名や在留資格などをハローワークへ届け出ることが法律で義務付けられています。雇用保険に加入する場合は資格取得届と同時に行い、加入しない場合でも個別の届け出が必要です。期限は、雇い入れ日の翌月10日まで（雇用保険未加入の場合は翌月末日まで）となっています。この届け出は、適正な雇用管理や再就職支援を目的としたものであり、忘れずに行う必要があります。

社会保険・労働保険の加入手続き

外国人労働者であっても、加入要件を満たしていれば日本人と同様に健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険への加入が必須です。「将来帰国するから加入したくない」と本人から申し出があったとしても、法律上の義務であるため拒否することはできません。厚生年金については、帰国時に一定の条件を満たせば「脱退一時金」を請求できる制度があることを伝えると、納得感を得やすくなります。こうした社会保障制度の説明は、外国人本人の安心感に直結します。

定着率を高めるための受け入れ態勢とフォローアップ

手続きが完了して入社した後は、いかに長く活躍してもらうかが課題となります。言語のサポートはもちろんですが、日本のビジネスマナーや独自の社内ルールの背景を丁寧に説明する姿勢が求められます。また、役所での手続きや住宅探しなど、生活面での困りごとに対して相談窓口を設けることも効果的です。株式会社オーナーズでは、単なる人材紹介にとどまらず、企業と外国人材が共に成長できるよう、多角的な支援を行っています。異文化理解を深める研修などを取り入れることで、組織全体の活性化を図ることができるでしょう。

まとめ

外国人の雇用手続きは、在留資格の厳格な確認から始まり、適切な雇用契約の締結、そして行政への確実な届け出まで、多岐にわたるプロセスが必要です。一見すると煩雑に感じられますが、一つひとつのステップを正確に進めることで、法的リスクを回避し、優秀な人材と共にビジネスを拡大させる大きなチャンスとなります。自社だけで対応が難しい場合や、より専門的な知見が必要な際は、グローバル採用の専門家に相談することも検討してください。正しい知識と誠実な対応こそが、外国人雇用の成功を引き寄せる鍵となります。

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