ペーパーレス化の進め方を徹底解説｜失敗を防ぐ5つのステップと最新の法対応

業務効率化やコスト削減、そしてDX推進の第一歩として、多くの企業がペーパーレス化に取り組んでいます。しかし、単に書類を電子化するだけでは、現場の混乱を招きかねません。本記事では、株式会社オーナーズが推奨する「失敗しないペーパーレス化の進め方」を具体的に解説します。法的要件を満たしながら、業務プロセスを最適化するためのポイントを確認していきましょう。

目次

• ペーパーレス化を進める具体的な5ステップ
• 電子帳簿保存法への対応と法的要件
• ペーパーレス化を成功させるためのポイント
• まとめ

ペーパーレス化を進める具体的な5ステップ

ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、事前の準備と段階的な移行が欠かせません。まず第一のステップは現状把握です。社内にどの程度の紙文書があり、どの業務で発生しているかを棚卸しします。次に、電子化によるメリットが大きい部署や、電子帳簿保存法への対応が急がれる経理部門など、優先順位を決定します。第三のステップとして、スキャニングサービスやクラウドストレージといった最適なツールを選定します。第四に、保存形式やファイル名の命名規則などの運用ルールを策定し、最後に社内研修を通じて全社的な定着を図ります。

電子帳簿保存法への対応と法的要件

ペーパーレス化を進める上で、電子帳簿保存法への理解は不可欠です。令和3年度の税制改正により、電子的に受け取った領収書や請求書等の「電子取引データ」については、紙での保存が原則禁止され、データでの保存が義務化されました。国税庁が示す要件によれば、保存されたデータには「真実性の確保（訂正・削除履歴の保持またはタイムスタンプの付与）」と「可視性の確保（取引年月日・取引先・金額での検索機能）」が求められます（出典：国税庁）。これらに対応したシステム導入が、現代のペーパーレス化における必須条件となります。

ペーパーレス化を成功させるためのポイント

ペーパーレス化の最大の壁となるのが、既存の大量な紙文書のデータ化です。自社リソースだけで過去の書類をすべてスキャンしようとすると、通常業務が圧迫されるリスクがあります。このような課題を解決するには、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の活用が有効です。株式会社オーナーズでは、高度なセキュリティ環境下でのスキャニング代行サービスを提供しており、原本の回収からデータ化、その後の廃棄までを一貫してサポートしています。プロに委託することで、短期間で高品質なデータベースを構築でき、社内リソースをコア業務に集中させることが可能になります。

まとめ

ペーパーレス化は、単なる紙の削減ではなく、業務のデジタル化による生産性向上のための手段です。現状把握から運用ルールの策定まで、段階的なステップを踏むことが成功の鍵となります。また、電子帳簿保存法などの法改正に柔軟に対応するためには、信頼できるパートナーの選定も重要です。自社の状況に合わせて、外部のスキャニングサービスなども活用しながら、持続可能なペーパーレス環境を構築していきましょう。

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• DX推進コラム – ペーパーレス化やBPO活用など、企業のデジタル変革に役立つ情報を定期的にお届けしています。