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役員が死亡した際の変更登記手続き｜必要書類や期限・過料の注意点を解説
役員が死亡した際の変更登記手続き｜必要書類や期限・過料の注意点を解説
株式会社の役員（取締役や監査役）が亡くなった際、法務局での変更登記手続きが法律で義務付けられています。役員の死亡は予期せぬタイミングで発生することが多く、手続きの遅れは過料（罰金）の対象となるため注意が必要です。本記事では、役員の死亡に伴う登記の手順、必要書類、期限、発生する費用について詳しく解説します。経営体制の維持や法的リスクの回避に向けた適切な対応を確認しましょう。Honorsでは、企業の持続的な成長を支援するWebコンサルティングや組織構築のサポートを行っています。
目次
役員が死亡した際の登記（死亡登記）とは
会社法において、株式会社の役員に変更が生じた場合は、その旨を登記しなければなりません。役員の死亡による退任もこの「変更」に含まれます。役員が死亡すると、その時点で当然に役員としての地位を失うため、死亡の日を退任日として登記を行います。この手続きは、会社の登記簿を正確な状態に保つために不可欠なプロセスです。
役員死亡の登記申請における期限
役員の死亡登記には法定の期限が定められています。原則として、役員の死亡から「2週間以内」に、本店の所在地を管轄する法務局へ申請しなければなりません。この期間は「死亡した日」から起算されますが、会社側が死亡の事実を知ったのが遅れた場合でも、法律上の期限は死亡日から計算される点に留意が必要です。迅速な情報収集と手続きの着手が求められます。
死亡登記に必要な書類
法務局に死亡登記を申請する際、主に以下の書類を準備します。役員が死亡した事実を公的に証明する書類が必要です。
死亡の事実を証する書面
一般的には、市区町村役場が発行する「死亡診断書（写し）」や「死体検案書」、または「戸籍謄本（抄本）」が使用されます。また、親族からの死亡届出書に会社が受け付けた旨を記載した書類が認められる場合もあります。法務局によって取り扱いが異なる可能性があるため、事前に管轄局へ確認すると確実です。
委任状
司法書士などの代理人に登記申請を依頼する場合、会社の実印を押印した委任状が必要です。自社で申請を行う場合は不要ですが、複雑な組織構成を持つ企業では専門家へ依頼するケースが多く見られます。
登録免許税と諸費用
役員の変更登記を申請する際には、登録免許税を納付します。金額は会社の資本金によって異なります。資本金が1億円を超える会社の場合は3万円、1億円以下の会社の場合は1万円です。この費用は役員1人の死亡でも、複数名の改選でも、1回の申請につき同額となります。収入印紙を申請書に貼付して納付する形式が一般的です。
登記を怠った場合の罰則（過料）
2週間の申請期限を過ぎてしまった場合でも、登記申請自体は受け付けられます。しかし、期限内に登記を怠ったこと（登記懈怠）を理由として、裁判所から代表者個人に対して「過料」が科されるリスクがあります。過料の金額は最大100万円以下と定められており、遅延期間が長くなるほど金額が高くなる傾向にあります。法的手続きを適切に完了させることは、企業の社会的信用を維持する上でも重要です。
後任者の選任が必要なケース
役員の死亡によって、法律や定款で定められた役員の員数を欠くことになる場合、直ちに後任者を選任しなければなりません。例えば、取締役会設置会社において取締役が3名未満になる場合や、監査役設置会社で監査役が不在になる場合が該当します。このような状況では、死亡登記と同時に後任役員の選任登記（就任登記）を行うのが一般的です。Honorsでは、こうした不測の事態に備えたバックオフィス体制の強化や、経営資源の最適化についてもWebを通じたソリューションで支援可能です。
まとめ
役員の死亡に伴う登記手続きは、2週間という短い期限の中で正確に進める必要があります。必要書類の収集から法務局への申請まで、迅速な対応が求められます。登記を放置すると過料の対象となるだけでなく、会社の代表権や決議の有効性に支障をきたす恐れもあります。万が一の事態にも落ち着いて対応できるよう、法務関連のフローを整理しておきましょう。