内容証明を郵便局で送る際の手順と必要書類について

重要な通知を相手方に送る際、内容証明という手段が用いられます。内容証明は、誰が、いつ、どのような内容の文書を誰に送ったのかを郵便局が公的に証明する制度です。法的なトラブルを防ぐため、または証拠として残すために非常に有効な手段といえます。しかし、郵便局の窓口へ行く前に守るべき厳格なルールや準備が必要な書類がいくつか存在します。この記事では、内容証明を郵便局でスムーズに発送するための具体的な手順や費用、注意点について詳しく解説します。Honorsでは、法的な正確性を担保した内容証明の作成支援を行っております。

目次

• 内容証明の基礎知識と郵便局の役割
• 内容証明を取り扱う郵便局の探し方
• 郵便局へ行く前に準備すべき書類と持ち物
  • 文書の作成ルールと枚数
  • 使用できる封筒と印鑑
• 郵便局の窓口での手続きの流れ
• 発送にかかる費用の内訳
• 確実な発送を行うためのポイント
• まとめ

内容証明の基礎知識と郵便局の役割

内容証明は、郵便法に基づき、差出人が受取人に対して送付した文書の内容を郵便局が証明するサービスです。あくまで文書の存在と内容を証明するものであり、その内容が真実であるか、あるいは法的効力が発生するかどうかを直接保証するものではありません。しかし、裁判などの証拠として強力な力を発揮します。郵便局は、差し出された文書の謄本（控え）を５年間保管する義務を負っています。これにより、後日「そのような手紙は届いていない」といった反論を防ぐことが可能となります。

内容証明を取り扱う郵便局の探し方

すべての郵便局で内容証明が送れるわけではない点に注意が必要です。一般的に、集配業務を行っている大きな郵便局（郵便戦略局など）で取り扱われています。小さな特定郵便局などでは受け付けていないケースがあるため、事前に電話で確認するか、日本郵便の公式Webサイトで検索することをおすすめします。窓口の受付時間は各局により異なりますが、内容証明の手続きには確認作業で時間がかかるため、時間に余裕を持って訪れるのが賢明といえます。

郵便局へ行く前に準備すべき書類と持ち物

内容証明の発送には、特殊な形式で作成された文書が必要です。ルールから外れていると、窓口で受理されない可能性もあります。

文書の作成ルールと枚数

発送する文書（原本）１通に加え、郵便局と差出人の控えとして「謄本」が２通必要です。つまり、同じ内容の文書を合計３通用意しなければなりません。謄本には文字数や行数の制限があり、縦書きの場合は１行１９文字以内、１ページ２６行以内といった厳格な規定が存在します。横書きの場合も同様に、１行の文字数や行数が定められています。これらの規定は、郵便局が内容を正確にカウントし、証明印を押印するスペースを確保するために重要となります。

使用できる封筒と印鑑

封筒は、受取人の住所と氏名を記載したものを用意します。窓口で内容を確認するため、封をせずに持参してください。使用する印鑑は認印で構いませんが、文書が複数枚にわたる場合の契印（割印）や、訂正箇所への押印に使用します。作成時に誤字があった場合に備え、窓口にも印鑑を持参しておくと安心です。

郵便局の窓口での手続きの流れ

窓口では、まず「内容証明郵便でお願いします」と伝えます。局員が３通の文書の内容が同一であるか、文字数規定を守っているかを一字一句確認します。確認が終わると、各文書に日付入りのスタンプが押され、１通が封筒に入れられ発送されます。残りの２通のうち、１通は郵便局で保管され、もう１通は差出人の控えとして返却されます。この控えは、将来的な証拠となるため大切に保管してください。

発送にかかる費用の内訳

内容証明を送るには、通常の郵便料金に加え、内容証明料、一般書留料が必要です。また、相手に届いたことを証明する「配達証明」を付加するのが一般的です。内容証明料は文書の枚数によって加算されます。例えば、１枚目は４８０円ですが、２枚目以降は２９０円ずつ追加される仕組みです。合計すると、１通あたり１，３００円から１，５００円程度の費用がかかると見込んでおくとよいでしょう。

確実な発送を行うためのポイント

形式に誤りがあると、いざという時に証拠能力を疑われるリスクがあります。特に金銭トラブルや契約解除の通知などは、一言一句が重要となります。自分での作成に不安がある場合は、専門家に依頼する方法もあります。Honorsでは、行政書士として法的な観点から最適な文面を作成し、発送までをトータルでサポートいたします。不備のない内容証明を送ることは、早期解決への第一歩となります。

まとめ

郵便局の窓口で内容証明を出すためには、文字数制限を守った３通の文書と印鑑、封をしていない封筒の準備が欠かせません。手続きには時間がかかるため、余裕を持って窓口へ向かうようにしましょう。もし、内容の正確性や形式的な不備を確実に避けたいのであれば、プロの力を借りることも検討してください。Honorsは、お客様の権利を守るための適切なアクションを全力でバックアップいたします。